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Beispiel 2 · E-Mail-Sortierer

Die KI liest das Postfach, sortiert nach Wichtigkeit und kümmert sich um die Antworten – auf zwei Arten: einfache Standardfragen werden automatisch beantwortet, für alles andere schreibt sie einen Entwurf, den du nur noch prüfst und sendest.
Tipp: Auf eine E-Mail klicken, um die KI-Analyse und die Antwort zu sehen.

So entsteht es

Vom Postfach zur sortierten Liste

📥
1. PostfachOutlook / Gmail
⚙️
2. n8nliest neue Mails
🤖
3. Claudebewertet & kategorisiert
✉️
4. Antwortautomatisch oder als Entwurf
Zwei Antwort-Modi

Was automatisch geht – und was du prüfst

⚡ Auto-Antwort (Regel)

Bei einfachen, immer gleichen Fragen – z. B. „Wo finde ich mein Passwort?" – geht eine feste, hinterlegte Antwort automatisch raus. Kein Aufwand für dich.

✏️ Entwurf zur Prüfung

Bei allem anderen schreibt die KI einen Vorschlag. Du liest ihn kurz, passt ihn bei Bedarf an und sendest ihn ab. Du behältst die Kontrolle.

Das Ergebnis

Posteingang – automatisch einsortiert

Klick auf eine Zeile zeigt, wie die KI entschieden hat – und ob die Antwort automatisch rausgeht oder als Entwurf für dich bereitliegt.

Bauherr · M. Schäfer
Wo finde ich mein Passwort fürs Bauherren-Portal?
Routine Bauherr Auto-Antwort
⚡ Auto-Antwort · automatisch gesendet
🤖 KI-Einschätzung: Häufige Standardfrage (Portal-Zugang). Dafür ist eine feste Regel hinterlegt → die Antwort geht sofort automatisch raus, ganz ohne dein Zutun.
Automatisch gesendete Antwort: Hallo Herr Schäfer, Ihren Zugang zum Bauherren-Portal erreichen Sie über den Link in unserer Begrüßungs-Mail. Den PIN haben Sie separat erhalten. Falls Sie ihn nicht mehr finden, fordern Sie hier einen neuen an: [Link]. Herzliche Grüße, Ihr HeadUpHigh-Team
Bauamt Köln · Frau Dr. Wende
Rückfrage zum Bauantrag Musterstraße 12 – Frist 02.06.
Priorität hoch Behörde Entwurf prüfen
✏️ Entwurf · du prüfst und sendest
🤖 KI-Einschätzung: Behördliche Frist (02.06.) – zeitkritisch, betrifft laufenden Bauantrag. Wiedervorlage gesetzt. Wichtige Sache → kein Auto-Versand, du gibst frei.
Antwortentwurf (zur Prüfung): Sehr geehrte Frau Dr. Wende, vielen Dank für Ihre Rückfrage. Die nachgeforderten Unterlagen zur Stellplatzberechnung senden wir Ihnen bis spätestens 30.05. zu. Bei Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung …
Statikbüro Lenz
Statische Berechnung Decke 1. OG – Unterlagen anbei
Priorität mittel Projekt Ablegen
🤖 KI-Einschätzung: Fachunterlage zum Projekt Musterstraße 12. Anhang erkannt → automatisch im Projektordner „Statik“ ablegen.
Vorgeschlagene Aktion: Anhang im Projektordner ablegen, kurze Eingangsbestätigung senden, Fachingenieur-Checkliste abhaken.
Familie Bergmann (Bauherr)
Können wir kurz über die Fliesenauswahl sprechen?
Priorität mittel Bauherr Entwurf prüfen
✏️ Entwurf · du prüfst und sendest
🤖 KI-Einschätzung: Bauherren-Anfrage, Terminwunsch. Vorschlag: freie Slots aus dem Kalender anbieten.
Antwortentwurf (zur Prüfung): Hallo Familie Bergmann, sehr gerne! Ich kann Ihnen Dienstag 10:00 Uhr oder Mittwoch 14:00 Uhr anbieten. Passt einer der Termine? …
Baumarkt-Newsletter
−20 % auf alle Werkzeuge – nur dieses Wochenende!
Priorität niedrig Werbung Auto-Regel
⚡ Auto-Regel · automatisch einsortiert
🤖 KI-Einschätzung: Werbung, nicht projektrelevant. Regel: automatisch in den Ordner „Newsletter“ verschieben – keine Antwort, keine Aktion für dich.
Automatisch erledigt: In den Ordner „Newsletter“ verschoben – erscheint nicht mehr im Hauptpostfach.
Höhenwerk Gerüstbau
Rechnung Nr. 2026-118 – Gerüst Musterstraße
Priorität mittel Rechnung Prüfen
🤖 KI-Einschätzung: Eingangsrechnung erkannt. Abgleich mit Angebot vorgeschlagen, dann an Buchhaltung weiterleiten. Überweisung bleibt manuell.
Vorgeschlagene Aktion: Rechnung mit Angebot abgleichen, im Projektordner „Rechnungen“ ablegen, Frau aus der Buchhaltung informieren.
Was läuft im Hintergrund? n8n holt neue E-Mails aus Outlook (Microsoft 365) oder Gmail – beides geht, auch parallel. Claude liest jede Mail, vergibt Priorität und Kategorie und entscheidet: Standardfrage mit hinterlegter Regel → Antwort geht automatisch raus. Alles andere → Entwurf, den du prüfst und sendest. Welche Fragen automatisch beantwortet werden dürfen, legst du vorher fest – so bleibt die Kontrolle bei dir.